EnglishUnterlagen per E-Mail
„Welche Mandanten haben diese Woche Unterlagen zum Jahresabschluss geschickt? Speichere die Anhänge in ihre Ordner.“
Steuerberater
Mandantenunterlagen, Fristen und KI an einem Ort
Steuerkanzleien jonglieren Unterlagen vieler Mandanten und harte Fristen. Xenaxio bringt Mail, Dateien, Aufgaben und einen Assistenten zusammen – mit Daten in Deutschland oder auf Ihren Servern.
So sieht der Alltag aus
Fristen
„Erinnere mich am Freitag an die Umsatzsteuer für Lang“ wird zur Aufgabe mit Frist.
Jeden Morgen
„Fasse um 8 Uhr neue Mandanten-Mails zusammen“ als geplanter Auftrag.
Was für Sie zählt
- BerufsgeheimnisKein Training mit Ihren Daten; auf eigenen Servern inklusive KI. Die nötigen Vereinbarungen (z. B. § 62a StBerG) besprechen wir mit Ihnen.
- Dateien bis 100 MBIn Ordnern abgelegt, mit einem Klick angehängt.
- Gemeinsame Postfächerinfo@ und Team-Adressen mit Rechten pro Person.
- Outlook bleibtÜber IMAP und SMTP, neben dem Web-Client.
Im Detail
Unterlagen, die per E-Mail kommen
Mandanten schicken Belege, Bescheide und Jahresunterlagen als Anhang. Der Assistent findet sie in Ihrem eigenen und in gemeinsamen Postfächern, liest PDF und Word und speichert Anhänge im Ordner des Mandanten unter „Dateien“ – bis 100 MB pro Datei, gespeichert in Deutschland und mit einem Klick an eine Antwort angehängt. Gemeinsame Postfächer wie info@ oder belege@ erscheinen auch in Outlook, Thunderbird und Apple Mail.
Fristen, Aufgaben und wiederkehrende Arbeit
Aufgaben haben Frist, Priorität und eine Erinnerung zur Fälligkeit und lassen sich mit der Mail verknüpfen, aus der sie stammen. Geplante Aufträge übernehmen Routine: „Fasse jeden Montag um 8 Uhr die Mandanten-Mails der Vorwoche zusammen und nenne offene Fragen.“ Der Assistent liest und entwirft nur; senden darf er nur bei einer geplanten Aufgabe, die Sie ausdrücklich erlauben, und nur an die Adressen, die Sie nennen.
Berufsgeheimnis und Daten
Inhalte werden nicht zum Training genutzt, und jede KI-Aktion steht im Audit-Protokoll. In der Cloud liegen die Daten in Deutschland; mit Xenaxio auf eigenen Servern und eigenem KI-Modell verlassen Mandantendaten die Kanzlei gar nicht. Die nötigen Vereinbarungen (z. B. § 62a StBerG) besprechen wir mit Ihnen, ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO liegt bereit.
So starten Sie
Probieren Sie die Live-Demo ohne Anmeldung: Eine Stunde lang sind Sie Admin einer vollständigen Beispielfirma. Für unsere ersten Kunden gibt es ein Pilotprogramm – wir richten Xenaxio persönlich ein und ziehen Ihre Postfächer um –, und ein Angebot erhalten Sie in der Regel innerhalb eines Werktags.
Weitere Branchen: Kanzleien · Beratungen · Agenturen · Schiffsmanagement · Mittelstand · Öffentliche Verwaltung
Häufige Fragen
Wo werden unsere Daten gespeichert?
Postfächer, Dateien, Kalender, Kontakte und die Datenbank liegen auf Servern in Deutschland. Die KI-Verarbeitung läuft über den EU-Endpunkt von Mistral AI, einem französischen Anbieter – oder, wenn Ihr Unternehmen ein eigenes Modell anbindet, nur auf Ihrem eigenen Server.
Wird die KI mit unseren E-Mails trainiert?
Nein. Ihre Inhalte werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Die KI liest nur, was für Ihre Anfrage nötig ist, und jede Aktion steht im Audit-Protokoll.
Wie groß dürfen Dateien sein?
Bis zu 100 MB pro Datei. Dateien liegen in Deutschland, lassen sich in Ordnern ablegen und direkt an E-Mails anhängen; sie zählen zum Speicherplatz des Postfachs.
Können wir weiter Outlook, Thunderbird oder Apple Mail nutzen?
Ja, über IMAP und SMTP. Der KI-Assistent ist im Web-Client von Xenaxio verfügbar, der auch auf dem Smartphone läuft – im Browser oder als installierte App.
Was kostet Xenaxio?
Preise auf Anfrage: Wir erstellen Ihnen ein Angebot nach Anzahl der Postfächer, Speicher, KI-Nutzung und Betriebsart – Cloud, Cloud mit eigenem Modell oder On-Premise –, in der Regel innerhalb eines Werktags.
Bereit für einen souveränen Arbeitsplatz?
In unserer Cloud oder auf Ihren Servern – wir richten Xenaxio für Ihr Team ein.