Projekte, Boards und eigene Objekte – direkt bei Ihrer E-Mail

Die meisten Teams arbeiten an zwei Orten: E-Mail, Kalender und Dateien im einen Werkzeug, der Plan im anderen – Trello, Jira, Asana oder eine Tabelle. E-Mails werden in Aufgaben kopiert, Dateien doppelt hochgeladen, und die KI im einen Werkzeug weiß nichts vom anderen. Ab heute hat Xenaxio Projekte: Boards, Aufgaben und eigene Arten von Einträgen, genau dort, wo Ihre E-Mail schon ist.

Boards und Aufgaben

Ein Projekt hat seine Beteiligten, Verantwortliche, eine Fälligkeit und – auf Wunsch – Phasen. Sein Board hat eigene Spalten; Aufgaben verschieben Sie mit Maus, Finger oder Tastatur. Jede Aufgabe hat Zuständige, Fälligkeit, Priorität, Labels, eine Checkliste und eine Nummer wie P-12-7, die Sie in einer E-Mail oder in Rooms nennen können.

• Erwähnungen und Beobachter: Schreiben Sie *@Anna* in einen Kommentar, wird Anna benachrichtigt; wer eine Aufgabe beobachtet, erfährt von Kommentaren, einer neuen Fälligkeit und wenn sie erledigt ist – in der Glocke, per Push und auf Wunsch per E-Mail.
• Erinnerungen: Am Morgen des Fälligkeitstags wird die zuständige Person erinnert. Ihre Aufgaben mit Fälligkeit stehen auch in Ihrem Kalender.
• Vorlagen: Onboarding, Messe, Website oder Kundenauftrag aus einer fertigen Vorlage starten – oder ein eigenes Projekt als Vorlage speichern. Fälligkeiten werden zu „+3 Tage ab Start“.
• Unterprojekte und Bahnen: Das Board des übergeordneten Projekts zeigt auf Wunsch alle Aufgaben seiner Unterprojekte; gruppieren Sie das Board in Bahnen nach Person, Unterprojekt, Priorität oder Label.

Dateien, E-Mails und Verlauf

E-Mails und Dateien aus Ihren Dateien lassen sich mit einem Projekt oder einer einzelnen Aufgabe verknüpfen. Dateien, die Sie an ein Projekt oder eine Aufgabe hängen, bleiben dort – verschlüsselt, mit den Rechten des Projekts: Wer das Projekt sieht, sieht seine Dateien, und eine Kopie geht mit einem Klick in Ihre eigenen Dateien. Jeder Eintrag hat einen Verlauf: wer Titel, Phase, ein Feld, die Beteiligten oder eine Datei wann geändert hat.

Eigene Objekttypen

Projekte sind nur der erste Typ. Ihr Admin legt weitere an – Verträge, Fahrzeuge, Bewerber, Kunden – wie eigene Objekte in Salesforce, ohne Code: Felder für Text, Zahlen, Beträge, Daten, Auswahl, Personen, Verweise auf andere Einträge, Dateien und Bilder und Orte (eine Adresse oder Koordinaten, die sich in Google Maps, Apple Karten oder OpenStreetMap öffnen). Phasen bei Bedarf, Tabelle und Board, CSV-Import und -Export, und wer Einträge sieht und anlegt – alle, die Personen eines Eintrags oder Gruppen. Jeder Typ kann einen eigenen Menüeintrag bekommen.

Mit dem KI-Assistenten – und in Claude

Der KI-Assistent kennt Ihre Projekte: „Was ist im Messeprojekt überfällig?“, „Leg für Jonas eine Aufgabe an, das Hotel zu buchen, fällig Freitag“, „Starte für die neue Kollegin ein Projekt aus der Onboarding-Vorlage“. Über den MCP-Connector geht das auch aus Claude. Wie immer arbeitet der Assistent mit Ihren Rechten, und geändert wird erst nach Ihrer Bestätigung.

Was es nicht ist

Xenaxio ist kein CRM: Vertriebspipeline, Prognose oder Angebote gibt es nicht. Und es ist kein Notion: Seiten oder Wikis gibt es noch nicht. Wer ein CRM braucht, bindet es an den Assistenten an – und behält die Projekte, Einträge und Dateien, die zur E-Mail gehören, in Xenaxio.

Projekte gehören zu jedem Xenaxio-Arbeitsplatz – in unserer Cloud in Deutschland oder auf Ihren eigenen Servern. Zur Seite „Projekte“ oder Kontakt aufnehmen.