# Funktionen

E-Mail, Kalender, Kontakte, Dateien, Team-Chat, Videokonferenzen und ein KI-Assistent in einem Arbeitsplatz – gehostet in Deutschland.

## [E-Mail](https://xenaxio.com/de/funktionen/e-mail/)

- Postfächer unter Ihrer eigenen Domain – auch unter mehreren Domains
- DKIM wird automatisch erzeugt; SPF, DMARC und MX zeigen wir an und prüfen sie
- Aliasse und Speicherplatz pro Person
- Mails an Adressen, die es nicht gibt, auf Wunsch in ein Postfach Ihrer Wahl
- Schnelle Suche, Threads und Ordner
- Gemeinsame Postfächer wie info@ oder rechnung@ – pro Person festgelegt, wer nur liest und wer auch antwortet
- Ordner mit Kollegen teilen, etwa für gemeinsame Anfragen
- Zustellstatus pro Empfänger: zugestellt, unterwegs, verzögert oder nicht zustellbar – mit Grund
- Neue Mails erscheinen sofort, ohne Neuladen
- Zugriff auch mit Outlook, Thunderbird oder Apple Mail über IMAP und SMTP – auch Senden von gemeinsamen Postfächern

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## [Kalender](https://xenaxio.com/de/funktionen/kalender/)

- Termine mit Einladungen, Zu- und Absagen
- Wiederkehrende Termine: täglich, wöchentlich, monatlich – ein Termin oder die ganze Serie ändern
- Kalender mit Kollegen teilen – nur lesen oder mitbearbeiten
- Beim Planen sehen, wann Kolleginnen und Kollegen frei sind – ohne Termindetails
- Besprechungsräume, Fahrzeuge und Geräte buchen: einfach zum Termin einladen, Xenaxio sagt automatisch zu oder ab
- Online-Terminbuchung wie Calendly: Kunden sehen Ihre freien Zeiten und buchen selbst – mit Einladung, Erinnerung und Link zum Verschieben; auch auf Ihrer Website eingebunden
- Google- und Outlook-Kalender per Link abonnieren, alle 30 Minuten aktualisiert
- Ihren Kalender per geheimem Link in Google oder Outlook zeigen – mit Details oder nur „belegt“
- Aufgaben mit Frist im Kalender und in der Aufgabenliste
- Terminvorschläge der KI – angelegt erst nach Ihrer Bestätigung

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## [Online-Terminbuchung](https://xenaxio.com/de/funktionen/online-buchung/)

- Buchungsseiten für jede Person und Terminart, unter der Adresse Ihres Portals
- Kunden sehen nur freie Zeiten; belegte Zeiten aus abonnierten Google- und Outlook-Kalendern zählen mit
- Gäste buchen ohne Konto und bekommen Einladung, Erinnerung am Vortag und einen Link zum Verschieben oder Absagen
- Nichts frei? Gäste schlagen bis zu drei Zeiten vor, Sie bestätigen eine
- Telefon, Firma oder Nachricht abfragen – freiwillig oder Pflicht
- Für jede Buchung ein eigener Xenaxio-Meeting-Link – oder Telefon, Adresse oder Ihr eigener Videolink
- Puffer, Mindestvorlauf, Buchungszeitraum und ein Limit pro Tag
- Die Seite auf Ihrer Website einbinden; die Link-Vorschau zeigt Logo und Farbe
- Neue Buchungen als Lead in Ihrem Salesforce (Web-to-Lead), wenn Ihr Admin es einschaltet
- Der KI-Assistent und Ihr KI-Chat nennen Ihre Buchungslinks und zeigen offene Anfragen

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## [Rooms – Team-Chat](https://xenaxio.com/de/funktionen/rooms/)

- Kanäle – offen oder geschlossen –, Direktnachrichten und Gruppen bis acht Personen
- Threads, Erwähnungen, Reaktionen, angeheftete und gespeicherte Nachrichten
- Dateien teilen und alles durchsuchen; schneller Wechsel mit Strg+K
- Push-Benachrichtigungen auf Computer und Smartphone, „Nicht stören“ nach Zeitplan, eigene Stichwörter; ungelesene Erwähnungen auf Wunsch per E-Mail
- E-Mail mit einem Klick in einen Kanal teilen
- KI-Assistent: „Was habe ich verpasst?“ – er liest mit Ihren Rechten und schreibt nie in den Chat
- Nachrichten anderer Dienste per Webhook im Slack-Format
- Chat mit anderen Firmen über den offenen Standard Matrix – Ihr Admin legt fest, mit wem
- Eigener Chat-Server für jedes Unternehmen, gespeichert in Deutschland

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## [Meetings – Videokonferenzen](https://xenaxio.com/de/funktionen/meetings/)

- Videokonferenzen im Browser – ohne Installation, für Kolleginnen, Kollegen und Gäste
- Ein Link pro Meeting: im Termin mit einem Klick erstellt und in der Einladung enthalten; „Beitreten“ direkt im Kalender
- Online-Terminbuchung mit eigenem Meeting-Link für jede Buchung
- Gäste ohne Konto warten im Warteraum – Sie lassen sie herein oder lehnen ab
- Kamera und Mikrofon vorher prüfen; Galerie und Sprecheransicht, Bildschirm teilen
- Chat im Meeting, Handzeichen und Reaktionen
- Wer zu Ihrem Unternehmen gehört, schaltet Mikrofone stumm, entfernt Teilnehmer oder beendet das Meeting für alle
- Anrufe in Rooms: im Kanal oder in der Direktnachricht, in einem kleinen Fenster neben dem Chat; ein Anruf in der Direktnachricht klingelt
- Der KI-Assistent und Ihr KI-Chat legen Termine mit Meeting-Link an – nach Ihrer Bestätigung
- Medienserver in Deutschland oder auf Ihren Servern, Übertragung verschlüsselt; Ihr Admin schaltet Meetings und Gäste ein oder aus

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## [Webinare](https://xenaxio.com/de/funktionen/webinare/) auf Anfrage

- Eine Bühne für Moderatoren und Vortragende, alle anderen sehen und hören zu – bis zu 300 Zuschauer pro Webinar auf einem Medienserver, bis 1.000 bald
- Zuschauer heben die Hand und senden Reaktionen; Moderatoren holen sie auf die Bühne und wieder zurück, ohne neue Verbindung
- Zuschauer schalten Kamera und Mikrofon nicht selbst ein – das Recht zu sprechen vergibt nur der Moderator
- Moderatoren und Co-Moderatoren aus Ihrem Unternehmen schalten Mikrofone stumm und entfernen Teilnehmer
- Anmeldeseite auf Ihrem Portal: Thema, Zeit, Moderatoren, Beschreibung; Name und E-Mail mit Einwilligung
- Persönlicher Link per E-Mail mit Kalendereinladung; Erinnerung einen Tag und 15 Minuten vorher
- Auf Wunsch ohne Anmeldung: ein Link für alle, Zuschauer kommen mit ihrem Namen herein
- Fragen der Zuschauer mit „+1“, auf Wunsch anonym; Moderatoren markieren sie als beantwortet oder blenden sie aus
- Umfragen mit bis zu sechs Antworten; Ergebnisse für alle oder nur für Moderatoren
- Chat für alle, nur an die Moderatoren oder aus – der Chat wird nach dem Webinar gelöscht
- Webinar direkt aus einem Kalendertermin anlegen; verschieben Sie den Termin, bekommen Angemeldete die neue Zeit
- Der KI-Assistent und Claude über MCP legen Webinare an und sagen, wie viele sich angemeldet haben und wie viele da waren
- Wer sich angemeldet hat, wer da war und wie lange – als Liste und CSV-Export
- Daten der Zuschauer werden nach 90 Tagen gelöscht
- Auf einem eigenen Medienserver in Deutschland oder auf Ihren Servern; wir schalten Webinare für Ihr Unternehmen auf Anfrage ein

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## Kontakte

- Adressbuch für jede Person
- Adressbücher im Team teilen
- Firmenverzeichnis mit allen Kolleginnen und Kollegen
- Im Browser und über den KI-Assistenten durchsuchbar

## [Dateien](https://xenaxio.com/de/funktionen/dateien/)

- Dateien und Ordner im Browser hochladen, ansehen und herunterladen
- Vorschau für Bilder und PDF
- Ordner und Dateien mit Kollegen teilen – lesen, mitbearbeiten oder verwalten
- Dateien aus der Ablage direkt an E-Mails anhängen
- Bis zu 100 MB pro Datei; zählt zum Speicherplatz des Postfachs
- Gespeichert in Deutschland und in den verschlüsselten Backups enthalten

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## [Projekte und eigene Objekte](https://xenaxio.com/de/funktionen/projekte/) neu

- Projekte mit Beteiligten, Verantwortlichen, Fälligkeit und Phasen; Unterprojekte
- Board mit eigenen Spalten, Liste mit Filtern; Aufgaben per Ziehen verschieben – mit Maus, Finger und Tastatur
- Aufgaben mit Zuständigen, Fälligkeit, Priorität, Labels, Checkliste und Nummer wie „P-12-7“
- Kommentare mit @Erwähnungen, Beobachter und Benachrichtigungen – Glocke, Push und auf Wunsch E-Mail
- Erinnerung am Fälligkeitstag; Ihre Aufgaben mit Fälligkeit im Kalender
- Vorlagen: fertige (Onboarding, Messe, Website, Kundenauftrag) und eigene
- Board des übergeordneten Projekts mit allen Aufgaben der Unterprojekte; Bahnen nach Person, Unterprojekt, Priorität oder Label
- Dateien direkt am Projekt und an der Aufgabe – mit den Rechten des Projekts, verschlüsselt gespeichert; E-Mails und Dateien verknüpfen
- Screenshots und Dateien in Kommentaren und Beschreibungen: einfügen (Strg+V), hineinziehen oder anhängen – das Bild steht direkt im Text
- Eigene Objekttypen: Verträge, Fahrzeuge, Bewerber, Kunden – mit eigenen Feldern, Phasen, Rechten und Menüeintrag
- Felder für Auswahl, Personen, Beträge, Verweise auf andere Einträge, Dateien, Bilder und Orte; Import und Export als CSV
- Verlauf jedes Eintrags: wer was wann geändert hat
- Unteraufgaben in beliebiger Tiefe – als Baum mit Fortschritt, auf dem Board ein- und ausblendbar
- Diagramme: Säulen, Balken, Linie, Ring oder Zahl – nach Phase, Person, Feld oder Monat; als Reiter gespeichert
- Formeln, Berechnungen über verknüpfte Einträge und Prüfregeln mit eigener Meldung
- KI-Assistent und Claude über MCP finden, erstellen und ändern Projekte, Aufgaben und Einträge – mit Ihren Rechten

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## [KI-Assistent](https://xenaxio.com/de/funktionen/ki-assistent/)

- **Kurz**: Zusammenfassung langer Threads
- **Mit KI antworten**: Antwortentwurf, den Sie prüfen und senden
- Fragen in natürlicher Sprache an Postfach, Kontakte, Kalender und Dateien
- Liest PDF, Word und Textdateien, speichert Notizen und Anhänge in Ihrer Ablage
- Dateien und Screenshots direkt im Chat: anhängen, einfügen oder hineinziehen
- Antworten mit Links zu den Original-Mails
- Termine und Serien anlegen oder verschieben, Räume buchen – erst nach Ihrer Bestätigung
- Aufgaben mit Frist anlegen, auch aus einer E-Mail, und „Was ist diese Woche dringend?“
- „Was habe ich im Chat verpasst?“ – liest ungelesene Kanäle und Threads
- Geplante Aufgaben: einmalig oder regelmäßig, sichtbar im Kalender „KI-Aufgaben“; E-Mails sendet er dabei nur, wenn Sie es erlauben, und nur an die Adressen, die Sie nennen
- Verlauf 30 Tage, jederzeit löschbar
- Merkt sich auf Wunsch Ihre Vorlieben – jede Notiz bestätigen Sie, jederzeit einsehbar und löschbar
- Löscht nie etwas; sendet nur mit Ihrer ausdrücklichen Erlaubnis, an die Adressen, die Sie nennen

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## [Verwaltung](https://xenaxio.com/de/funktionen/verwaltung/)

- Mitarbeiter anlegen, sperren, Passwort zurücksetzen
- Weitere Domains verbinden; Status der DNS-Einträge jeder Domain
- Gemeinsame Postfächer anlegen und Zugriff vergeben
- Räume, Fahrzeuge und Geräte als buchbare Ressourcen anlegen
- Eigenes Portal unter firma.xenaxio.com oder Ihrer Domain – mit Logo, Firmenfarbe und App-Symbol
- Profilbilder für Mitarbeiter, gemeinsame Postfächer und Ressourcen; Hintergrund für das ganze Team
- KI für das Unternehmen und pro Person ein- und ausschalten
- Eigenes KI-Modell: bis zu fünf Modelle, auf Wunsch KI von Xenaxio als Reserve, E-Mail an die Admins, wenn Ihr Server nicht antwortet
- Geplante Aufgaben des Assistenten: ein- und ausschalten, E-Mail-Versand erlauben, Limits pro Person
- Team-Chat ein- und ausschalten, Chat mit anderen Firmen regeln
- KI-Verbrauch und Limits im Blick
- Audit-Protokoll mit Filtern und CSV-Export

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## Arbeitsplatz im KI-Chat

- Mails finden, lesen und zusammenfassen lassen – direkt im Chat
- Antworten als Entwurf vorbereiten; gesendet wird in Xenaxio
- Kontakte nachschlagen
- Kalender ansehen, freie Zeiten finden – auch von Kollegen und Räumen –, Termine und Serien mit Einladungen anlegen und verschieben
- Aufgaben ansehen, anlegen und erledigen
- Gemeinsame Postfächer durchsuchen, auf die Sie Zugriff haben
- Dateien finden und lesen (PDF, Word, Text) – auch die, die Kollegen mit Ihnen teilen –, neue Dateien und Anhänge ablegen, Dateien an Entwürfe hängen – bestehende Dateien werden nie geändert oder gelöscht
- Verbindung einmal einrichten, jederzeit trennen; mehrere Konten nebeneinander über die Adresse Ihres Portals
- Jeder Zugriff im Audit-Protokoll
- Offener Standard (Model Context Protocol), funktioniert z. B. mit Claude

## Arbeitsplatz

- Im Browser oder als App auf Computer und Smartphone – mit Namen und Logo Ihres Unternehmens
- Mehrere Konten im selben Browser, Wechsel ohne neue Anmeldung
- Profilbilder in Mails, Kalender und Chat
- Hintergründe wie im neuen Outlook: Bilder und Farbverläufe, hell und dunkel
- Auf Deutsch und Englisch

## Häufige Fragen

**Ist Xenaxio eine Alternative zu Microsoft 365 oder Google Workspace?**

Für E-Mail, Kalender, Kontakte und Dateien: ja. Xenaxio ist für Teams gedacht, die ihre Kommunikation in Europa halten und trotzdem mit KI arbeiten wollen – ohne Abhängigkeit von US-Konzernen.

**Können wir weiter Outlook, Thunderbird oder Apple Mail nutzen?**

Ja, über IMAP und SMTP. Der KI-Assistent ist im Web-Client von Xenaxio verfügbar, der auch auf dem Smartphone läuft – im Browser oder als installierte App.

**Können wir unsere eigene Domain verwenden?**

Ja. Ihre Postfächer laufen unter Ihrer Domain. Die nötigen DNS-Einträge zeigen wir Ihnen an und prüfen sie; der DKIM-Schlüssel wird automatisch erzeugt.

**Gibt es einen Team-Chat wie Slack oder Teams?**

Ja: Rooms. Ihr Admin schaltet den Team-Chat Rooms ein: Kanäle, Direktnachrichten, Threads, Erwähnungen, Reaktionen, Dateien und Suche, mit Push-Benachrichtigungen auf Computer und Smartphone. Jedes Unternehmen hat seinen eigenen Chat-Server in Deutschland. Über den offenen Standard Matrix chatten Sie auch mit anderen Firmen – Ihr Admin legt fest, ob und mit welchen.

**Gibt es Videokonferenzen wie Zoom, Teams oder Google Meet?**

Ja: Meetings. Jedes Meeting hat einen eigenen Link. Sie erstellen es im Termin mit einem Klick, die Einladung enthält den Link, und jede Online-Buchung bekommt auf Wunsch ein eigenes Meeting. Teilnehmer kommen im Browser dazu, ohne Installation: Kolleginnen und Kollegen direkt, Gäste ohne Konto über einen Warteraum, aus dem Sie sie hereinlassen. Im Meeting gibt es Kamera, Mikrofon, Bildschirm teilen, Chat, Handzeichen und Reaktionen; wer zu Ihrem Unternehmen gehört, schaltet Mikrofone stumm, entfernt Teilnehmer oder beendet das Meeting für alle. In Rooms starten Sie einen Anruf direkt im Kanal oder in der Direktnachricht. Video und Ton laufen verschlüsselt über unseren Medienserver in Deutschland – oder On-Premise über Ihren eigenen. Standardmäßig bis 25 Personen pro Meeting; Ihr Admin kann Meetings und Gäste ausschalten.

**Wie groß dürfen Dateien sein?**

Bis zu 100 MB pro Datei. Dateien liegen in Deutschland, lassen sich in Ordnern ablegen und direkt an E-Mails anhängen; sie zählen zum Speicherplatz des Postfachs.

## Bereit für einen souveränen Arbeitsplatz?

In unserer Cloud oder auf Ihren Servern – wir richten Xenaxio für Ihr Team ein.

[Demo buchen](https://essotec.xenaxio.com/book/es/first-call) [Live-Demo](https://app.xenaxio.com/de/demo/) [Angebot anfragen](https://xenaxio.com/de/zugang/)

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Source: https://xenaxio.com/de/funktionen/ (Deutsch, updated 2026-11-09)
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